Quản lý hồ sơ theo quy trình 5S

Quản lý hồ sơ một cách khoa học là yếu tố quan trọng giúp bạn làm việc hiệu quả. Quy trình 5S là phương pháp phổ biến nhiều doanh nghiệp đang áp dụng trong công tác quản lý hồ sơ. Nếu bạn chưa biết cách sắp xếp hồ sơ khoa học thì hãy tham khảo thử quy trình 5S nhé. 

Trong quy trình 5S sẽ có các bước như sau: 

S1: Sàng lọc

S1 là bước quan trọng trong quy trình 5S. Bạn cần sàng lọc để loại bỏ hồ sơ không cần thiết, chọn lọc lại những hồ sơ cần thiết và quan trọng. 

S2: Sắp xếp

Phân loại những hồ sơ đã chọn lọc theo tính chất và mức độ quan trọng. Sau đó sắp xếp các hồ sơ ngăn nắp gọn gàng theo một quy tắc chung. 
Các tệp hồ sơ cần được chia theo khu vực, có dán nhãn, đánh số thứ tự rõ ràng. Đảm bảo tiêu chí dễ tìm kiếm, dễ lấy và dễ dàng đặt lại vị trí cũ.
Đây là bước vô cùng quan trọng, thực hiện tốt bước này công việc quản lý hồ sơ sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. 

S3: Sạch sẽ

Thường xuyên lau chùi, hút bụi, dọn dẹp vệ sinh đảm bảo khu vực lưu trữ hồ sơ luôn sạch sẽ, khô ráo. Duy trì bước này sẽ giúp bạn loại bỏ các rủi ro như hồ sơ hư hỏng do độ ẩm, nhiệt độ hay côn trùng cắn phá.

S4: Săn sóc

S4 là phải thường xuyên kiểm tra, thống kê định kỳ, rà soát lại các tệp hồ sơ. Nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện có các vấn đề chưa đạt tiêu chuẩn thì cần khắc phục nhanh chóng để đảm bảo đúng quy trình. 

S5: Sẵn sàng

Mỗi cá nhân luôn tự giác tuân thủ quy tắc trên, sẵn sàng cung cấp tài liệu một cách nhanh chóng chính xác để đáp ứng công việc một cách hiệu quả nhất cho công ty. 

Quản lý hồ sơ theo quy trình 5S đảm bảo tủ hồ sơ của bạn luôn được sắp xếp một cách khoa học, bạn có thể tìm kiếm bất cứ tệp hồ sơ nào một cách nhanh chóng và dễ dàng. Hồ sơ tài liệu luôn được bảo quan an toàn, không lo thất lạc. 
Tham khảo các mẫu tủ hồ sơ tại đây: Tủ hồ sơ