Quản lý hồ sơ một cách khoa học là yếu tố quan trọng giúp bạn làm việc hiệu quả. Quy trình 5S là phương pháp phổ biến nhiều doanh nghiệp đang áp dụng trong công tác quản lý hồ sơ. Nếu bạn chưa biết cách sắp xếp hồ sơ khoa học thì hãy tham khảo thử quy trình 5S nhé.
Trong quy trình 5S sẽ có các bước như sau:
S1: Sàng lọc
S1 là bước quan trọng trong quy trình 5S. Trong quá trình làm việc sẽ phát sinh rất nhiều hồ sơ tài liệu, trong số đó có những thứ cần lưu trữ và thứ giấy tờ chỉ dùng một lần. Bạn cần sàng lọc để loại bỏ hồ sơ không cần thiết, chọn lọc lại những hồ sơ cần thiết và quan trọng.
S2: Sắp xếp
Từ những hồ sơ đã chọn lọc ở bước S1, bạn cần phân loại những hồ sơ đó theo tính chất và mức độ quan trọng. Sau đó sắp xếp các hồ sơ ngăn nắp gọn gàng theo một quy tắc chung. Các tệp hồ sơ cần được chia theo khu vực, có dán nhãn, đánh số thứ tự rõ ràng. Đảm bảo tiêu chí dễ tìm kiếm, dễ lấy và dễ dàng đặt lại vị trí cũ. Đây là bước vô cùng quan trọng, thực hiện tốt bước này công việc quản lý hồ sơ sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
S3: Sạch sẽ
Thường xuyên lau chùi, hút bụi, dọn dẹp vệ sinh đảm bảo khu vực lưu trữ hồ sơ luôn sạch sẽ, khô ráo. Vì có những tệp hồ sơ cũ rất ít khi sử dụng đến, chúng có thể bị bỏ quên trong kho và chịu rủi ro như ẩm mốc, bị mối mọt cắn phá. Vì vậy định kỳ bạn cần kiểm tra và dọn dẹp để đảm bảo tất cả hồ sơ đều được bảo quản an toàn. Duy trì bước này sẽ giúp bạn loại bỏ các rủi ro như hồ sơ hư hỏng do độ ẩm, nhiệt độ hay côn trùng cắn phá.
S4: Săn sóc
S4 là phải thường xuyên kiểm tra, thống kê định kỳ, rà soát lại các tệp hồ sơ. Nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện có các vấn đề chưa đạt tiêu chuẩn thì cần khắc phục nhanh chóng để đảm bảo đúng quy trình. Vì tủ hồ sơ có rất nhiều người sử dụng, nếu ai đó vô tình vi phạm các quy tắc lưu trữ làm các tệp hồ sơ bị sắp xếp sai vị trí sẽ ảnh hưởng đến cả quá trình lưu trữ. Vì vậy cần có khâu kiểm tra định kỳ để đảm bảo quy trình 5S.
S5: Sẵn sàng
Công tác quản lý hồ sơ không phải trách nhiệm của một cá nhân mà là trách nhiệm chung của tập thể, vì vậy mỗi cá nhân luôn tự giác tuân thủ quy tắc trên để đảm bảo thực hiện đúng quy trình 5S.
Mỗi nhân viên có trách nhiệm sẵn sàng tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng, cung cấp cho các bộ phận liên quan kịp thời để đảm bảo hiệu quả công việc.
Quản lý hồ sơ theo quy trình 5S đảm bảo tủ hồ sơ của bạn luôn được sắp xếp một cách khoa học, bạn có thể tìm kiếm bất cứ tệp hồ sơ nào một cách nhanh chóng và dễ dàng. Hồ sơ tài liệu luôn được bảo quan an toàn, không lo thất lạc.
Tham khảo các mẫu tủ hồ sơ tại đây: Tủ hồ sơ
